Communiquer en interne et en externe
🔄 Coordination quotidienne avec les utilisateurs internes et les prestataires externes
J’ai travaillé dans un poste où je devais échanger régulièrement avec différents interlocuteurs, que ce soit en interne ou avec des partenaires externes. Cette expérience m’a aidé à développer mes compétences en gestion de l’information, coordination d’équipes et communication claire.
Avec les prestataires externes qui intervenaient sur notre bâtiment, je préparais et envoyais des autorisations d’accès. Ces documents précisaient les dates, horaires, zones concernées, consignes à suivre, et coordonnées des contacts sur place. Ce travail demandait d’être précis, organisé et de bien anticiper, afin d’assurer la sécurité et le bon déroulement des interventions. Je restais aussi en contact avec ces prestataires pour suivre les travaux, remonter des informations techniques, ou résoudre des imprévus.
En interne, je répondais aux besoins des utilisateurs du bâtiment, principalement via une plateforme de ticketing. Je traitais leurs demandes en leur donnant des réponses simples et claires ou en déclenchant les actions nécessaires. J’adaptais toujours ma communication en fonction de leur niveau de connaissance technique.
J’étais aussi chargé de rédiger des comptes rendus pour le service immobilier de la FIEEC. Ces documents résumaient l’avancement des projets, les décisions prises, et les problèmes ou demandes signalés sur place. Cela m’a appris à structurer les informations, aller à l’essentiel, et assurer une bonne circulation des données dans l’organisation.
Grâce à ces responsabilités variées, j’ai développé ma capacité à adapter ma communication selon les personnes et les situations, à transmettre des informations fiables, et à faciliter la coordination entre les différents acteurs du site.
- Extrait de mail pour valider auprès d'un de nos prestataires externes, la bonne prise en charge de sa demande d'intervention sur notre site :
- Extrait de mail, en interne, à destination de mon directeur pour lui transmettre un compte rendu de rendez-vous :
- Voici l'extrait du compte rendu que j'ai réalisé :
Manager les équipes et conduire du changement
🖥️ Coordination d’une équipe technique externe dans la gestion de la hotline informatique
Pendant mon alternance, j’ai suivi et géré le bon fonctionnement de la hotline informatique du site. Je travaillais avec une équipe de techniciens d’un prestataire externe et je m’assurais que les demandes des utilisateurs (les tickets) étaient traitées dans les délais et de manière satisfaisante.
Mon rôle consistait à coordonner cette équipe au quotidien en utilisant notre outil de gestion des tickets. Je faisais en sorte que les interventions soient lancées rapidement et que chaque problème ait une solution adaptée. En cas de retard, d’erreur ou de doute, je servais de lien entre les utilisateurs et les techniciens pour gérer les priorités ou clarifier les besoins.
Chaque semaine, je menais une réunion de suivi avec les techniciens. Cela nous permettait de faire le point sur les tickets en cours, les problèmes récurrents, les blocages, et d’identifier ce qui pouvait être amélioré. Ces réunions étaient importantes pour garder une vue d’ensemble, améliorer la communication et garantir un service de qualité.
Ce poste m’a permis d’acquérir de l’expérience en gestion opérationnelle d’une équipe technique, en suivi des activités, et en mise en place de petits changements (par exemple : nouvelles procédures, ajustement des priorités, adaptation aux demandes spécifiques).
En tant qu’intermédiaire entre les utilisateurs, la direction et les techniciens, j’ai appris à gérer un flux constant de demandes tout en restant clair, organisé et efficace.
- Capture d'écran d'invitation Outlook pour réaliser le point hebdomadaire concernant l'avancée du traitement des tickets en cours :
- Voici un exemple de communication Teams avec un technicien de notre prestataire informatique pour tenter de résoudre les interventions :
